“XBRL - The eXtensible Business Reporting Language ”

SBR is vooral procesintegratie

8/15/2011 3:39:14 PM   Bron: instantreporting.nl

De financiële rapportageketen zal in de komende jaren ingrijpend wijzigen. Het is voor iedereen nu wel duidelijk dat het grootste deel van de papieren rapportages door de introductie van XBRL zal verdwijnen. De gevolgen van XBRL en andere ontwikkelingen op automatiseringsgebied zijn echter veel breder. Zij zullen het gehele proces van het voeren van administraties en het samenstellen van jaarrekeningen en aangiften fundamenteel veranderen. Dit heeft grote gevolgen voor de inrichting van de ­hieraan ten grondslag liggende processen en daarmee voor de personele bezetting, de werkwijze en de IT-systemen. De motor achter de huidige ontwikkelingen in de rapportageketen is XBRL. Er is veel onbegrip over wat XBRL is en wat het betekent. Velen zien XBRL slechts als het vervangen van de rapportage op papier door een elektronische rapportage. Vanuit die optiek is het inderdaad niet meer dan een technisch kunstje dat bij lange na niet de ­ophef rechtvaardigt die erover wordt ­gemaakt. XBRL is echter veel meer; het gaat om een grootschalige standaardisatie van gegevens die door allerlei instanties, ­zoals de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel, de banken en het Centraal ­Bureau voor de Statistiek, worden op­gevraagd bij ondernemers. Inmiddels wordt XBRL daarom aangeduid met een nieuw begrip: SBR. Dit staat voor Standard Business Reporting en geeft veel beter weer waar het echt om gaat. XBRL is de techniek die SBR mogelijk maakt. Wat zijn de gevolgen van SBR?  Meer verschillende rapportagesNaast de traditionele jaarrekening en de fiscale aangifte, zullen ook andere rapportages moeten worden opgesteld. Een voorbeeld daarvan is de krediet- rapportage, die door banken wordt ­verlangd van alle klanten aan wie zij krediet verlenen. De kredietrapportage bevat informatie die ook in de jaarrekening is opgenomen, maar bevat daarnaast extra informatie die alleen door de banken wordt opgevraagd. Wij verwachten voor de toekomst dat steeds meer partijen die financiële informatie ? maar ook in toenemende mate niet financiële informatie ? opvragen, dit zullen doen met behulp van XBRL. Denk daarbij aan het CBS, brancheverenigingen, subsidieverstrekkers en verzekeringsmaatschappijen. De huidige rapportgeneratoren en fiscale aangiftesoftware zullen naar onze verwachting worden vervangen door één ­geïntegreerde XBRL-rapportgenerator, waarmee elk gewenst rapport voor elke uitvragende instantie kan worden opgesteld.  100% standaardisatieRapportages zullen als gevolg van deze ontwikkeling voor 100% standaard zijn. Een XBRL-rapport is in feite niets anders dan een formulier. Voor elk invulveld op het formulier is exact gedefinieerd wat er ingevuld mag of moet worden. Er is geen enkele vrijheid meer om naar eigen inzicht gegevens toe te voegen of weg te laten. Door deze standaardisatie wordt het opstellen van de rapporten een veel nauwkeuriger proces. In de huidige werkwijze van veel kantoren worden gedurende het samenstelproces of aan het eind daarvan nog ­rubriceringscorrecties en andere aanpassingen doorgevoerd, zoals het uitsplitsen van een lening in een lang- en een kortlopend deel. Dit ambachtelijke ‘knutselen’, dat zelfs door sommige rapportgeneratoren wordt ondersteund, past niet bij de strakke definities die XBRL hanteert. Dit betekent dat voor rapportages in XBRL de inrichting van de administratie en de mapping (‘tagging’) heel nauw luistert. Als dit goed is ingeregeld, kan er ook veel minder fout gaan in het ­proces en kan het gehele proces ook efficiënter verlopen. Dit betekent dat ‘tagging’ ­zoveel mogelijk aan de bron moet ­plaatsvinden: in de administratie zelf. Dit vereist een andere werkwijze, waarbij het accent verschuift van het achteraf beoordelen en corrigeren naar het vooraf nauwkeurig inrichten van de administratie en de XBRL-tags. Ook het onderhoud van deze inrichting is van groot belang, temeer omdat het onder invloed van XBRL niet ondenkbaar is dat de frequentie van rapportages zal gaan toenemen.  Integratie van processenDe uitvragende instanties hebben de ­afspraak gemaakt dat in de verschillende XBRL-rapporten zoveel mogelijk ­dezelfde definities worden gehanteerd. Daardoor is er veel overlap tussen de ­gegevenselementen in de verschillende XBRL-rapporten. Uit efficiencyoverwegingen ligt het voor de hand om een identiek gegevenselement dat bijv. zowel in de aangifte vennootschapsbelasting als in de jaarrekening voorkomt, maar één keer beet te pakken. Voor al deze overlappende elementen kan een geïntegreerd werkprogramma worden gehanteerd, waardoor het mogelijk is om ­rapportages voor verschillende uitvragende instanties in één geïntegreerd ­proces aan te maken. Uiteraard moeten in dit proces dan specifieke werkprogramma’s worden opgenomen voor de gegevenselementen die alleen in één ­rapportage voorkomen, zoals bepaalde ­gegevens in de kredietrapportage. Deze procesintegratie leidt er in onze visie toe dat er: een tendens ontstaat om de nu nog veelal gescheiden samenstel- en ­aangifteafdelingen te integreren; een behoefte aan dossiersoftware die een samenstelproces ondersteunt waarin de voorbereiding van rapportages voor alle uitvragende instanties ­geïntegreerd kan plaatsvinden.  Minder papieren rapportagesHet verminderen van papieren rapporten en aangiften noemen wij bewust als één van de laatste. Het is ook niet de belangrijkste consequentie van XBRL. Het blijft mogelijk om de XBRL-rapporten in een prettig leesbaar formaat te printen. De norm zal echter zijn dat alle rapportages elektronisch via een klantportaal beschikbaar worden gesteld. De klant kan in dit portaal concepten accorderen en definitieve stukken verzenden naar de uitvragende instanties. Voorts kan bijvoorbeeld de bevestiging bij de jaarrekening elektronisch worden uitgewisseld. Het portaal doet tevens dienst als elektronisch archief voor alle rapportages, ­eventueel uitgebreid met permanente stukken, zoals statuten en overeenkomsten die zich in het elektronisch permanent dossier bevinden.  Het accountantsrapportIn de XBRL-rapportages is geen plaats voor het traditionele accountantsrapport. Er is immers geen uitvragende instantie die dit verlangt. Niettemin zal de klant behoefte blijven houden aan een klantspecifiek rapport, waarin informatie uit de diverse XBRL-rapportages wordt samengevat, aangevuld met ratio’s, benchmarks, eventuele credit rating-informatie en analyses. Alleen op dit punt zullen ­accountantskantoren zich kunnen onderscheiden, alle andere rapportages zijn immers 100% standaard en daarmee een commodity. Er is voor zover ons bekend nog geen software op de markt waarmee in een XBRL-omgeving op eenvoudige wijze klantspecifieke rapportages kunnen worden gemaakt.  Administratieve lastenverlichtingDe Nederlandse overheid heeft met de introductie van SBR een substantiële administratieve lastenverlichting in het vooruitzicht gesteld. Vooralsnog overheerst scepsis over het realiteitsgehalte daarvan. Deze scepsis wordt naar onze mening mede veroorzaakt door de eerdergenoemde misvatting dat SBR slechts het vervangen van papier door elektronische rapportages betreft, waarvoor dan ook nog eens ICT-investeringen noodzakelijk zijn. Efficiencyverbetering en kostenverlaging zijn wel degelijk te bereiken. Dat is echter alleen mogelijk als accountantskantoren het gehele samenstel-/­aangifteproces herinrichten. Daarbij moet maximaal gebruik worden gemaakt van de mogelijkheden tot procesintegratie die SBR biedt, zowel door de inhoudelijke standaardisatie van de gegevensuitvraag, als de technische standaardisatie via XBRL. In aanvulling daarop is nog ­efficiencyverbetering mogelijk door ­verdere automatisering van het registratieproces, onder meer door scannen en geautomatiseerd verwerken van facturen en de koppeling van administraties aan banksystemen. Dit is niet van de ene op de andere dag te bereiken, omdat er zowel een organisatieveranderingsproces als een automatiseringsslag nodig is. Wat dat betreft, is de overheid veel te optimistisch geweest over het moment waarop de administratieve lastenverlichting kan worden gerealiseerd. Wij wagen ons niet aan het noemen van bedragen of percentages, maar de besparingen die op termijn kunnen worden ­gerealiseerd zijn naar onze mening substantieel. Dit betekent dat de prijsconcurrentie voor de basiswerkzaamheden zal toenemen en dat aanbieders van deze basiswerkzaamheden hun organisatie en systemen tijdig moeten aanpassen om in de markt te kunnen blijven meedoen.  HerinrichtingIn onze visie zijn de gevolgen van SBR ingrijpend. SBR gaat niet over het vervangen van papieren door elektronische ­rapportage, maar moet leiden tot een complete herdefiniëring van het proces voor het opstellen van informatie voor uitvragende partijen. Dit proces vergt tijd. Er moet niet alleen worden gekeken naar de ICT-systemen, maar ook naar de inrichting van de organisatie en de werkwijze. De meeste softwareleveranciers zijn XBRL-gereed als het gaat om de rapportages, maar zij lijken nog niet klaar te zijn om een andere procesinrichting te ondersteunen.  [T. Verkade (l.) en A. Lok zijn beiden verbonden aan bureau vaktechniek van Baker Tilly Berk.] Bijlage: Traditionele werkwijze vs. werkwijze in XBRL-omgeving Bron: http://www.accountancynieuws.nl/actueel/ict/sbr-is-vooral-procesintegratie.99510.lynkx

<< Terug    Lees verder >>